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项目管理推进不顺的原因是什么?

摘要:   企业是根据什么工作的?在多种场合我们问过多家企业的管理人员,甚至许多大型企业的CEO。但令人遗憾的是,大多数人忘记了公司章程是企业一切行为的准则。企业工作是根据公司章程,部门工作是根据部门职责,个...

  企业是根据什么工作的?在多种场合我们问过多家企业的管理人员,甚至许多大型企业的CEO。但令人遗憾的是,大多数人忘记了公司章程是企业一切行为的准则。企业工作是根据公司章程,部门工作是根据部门职责,个人工作是根据岗位说明书,那么,临时性的项目是基于什么工作的呢?

  为了确保项目这个临时性的任务得到必要的资源保障,为了确保临时性的项目经理具有足够的权限来对项目的成功完成负责,为了使项目的相关方明确和兑现各自对项目责任的承诺,需要有一种文件来界定项目的正式存在。这种文件就是项目章程。

  编制项目章程的目的是表明项目及项目经理已经得到管理层的支持,它是一个简单、功能却很强大的文件。作为一项公告性文件,项目章程有多种表达形式,例如备忘录、书信、电子邮件等,然后将其发送给那些与项目有关的人员或组织实体,将项目情况及新任命的项目经理告知他们。

  创建项目章程的另一个目的是向项目相关方提示项目的存在,明确他们对项目的责权利。项目章程签发后,就表明了项目的正式存在。

  项目章程一般包含以下内容。

  1、项目目的

  “为什么要做这个项目?”是项目章程要向所有相关方说明的问题。特别是对于那些需要项目相关方投入大量资金与时间的项目来说,对项目目的的说明是非常重要的。掌握这个问题的答案会使相关方有信心对项目投入自己掌握的资源。

  尽管项目目的中存在着许许多多的“为什么……?”,项目章程并不试图回答所有问题,因为项目章程不是项目可行性研究报告的代替物。

  2、项目目标

  

项目管理


  项目目标主要是指项目的绩效目标。项目绩效可直接上溯到企业的战略目标、使命及商业目的等。

  项目目标不仅包含项目甲方对项目的期望,也包含项目乙方及其他相关方对项目的期望,这也是为什么企业不可能将客户合同直接交给项目经理作为项目实施依据的原因。

  对商务合同负总责的是企业的法人代表,因此他不应该用合同代替项目章程。

  3、项目工作范围

  项目范围是指项目所要完成的任务范围。项目范围的说明应当能够清楚辨别将来额外增加的工作是否超出了计划的项目任务范围。

  在范围说明中,要特别指出项目不能提供的东西,尤其是可能被误以为已经包括在项目范围内的东西。同时,需要区别产品范围和项目范围,因为项目范围增大了,产品范围可以保持不变。

  4、项目权力

  由于项目的复杂性,相关方需要做出许多决策来保持项目不偏离轨道。基于这种原因,项目章程必须定义清楚解决潜在问题的权力和机制。

  至少有三个领域的问题必须要解决。

  1)企业的高级管理层(项目发起人)要签发项目章程,以明确管理层将为项目提供组织资源而且对影响它的因素拥有控制力。

  2)项目章程必须指定一位项目经理,并且赋予他计划、实施及控制项目的权力。

  3)项目章程必须在项目与高层管理及其他相关方之间建立联系以保证存在一种支持机制来解决项目经理权力范围之外的问题。

  这样,项目章程就成为高级管理层与项目经理之间的合同,双方对于项目都负有责任和义务。在项目章程中需要有一页内容专门用于签字,因此所有相关方都应在上面签字以表明他们对项目章程说明内容的理解、认可和承诺。

  5、项目角色与责任

  项目启动、规划、执行及收尾过程的角色和责任都必须在项目团队成员和其他项目相关方之间进行分配。为实现这个目的,清晰识别需要做的工作、识别工作之间的依赖关系、准确地估计工期、清晰定义工作和产品质量标准及建立衡量项目工作执行情况(绩效)的标准等内容是非常重要的。

  用于详细描述项目活动角色与责任的工具是责任矩阵。使用责任矩阵,可以避免个人、部门及组织等相互之间在沟通交流上的中断,因为在责任矩阵上能够清晰地看出某项活动的负责人。

  6、管理检查点

  为了保证项目取得令人满意的进展,应当清晰定义管理检查点,确定衡量项目进展的日期。

  检查点属于高层重大里程碑。高级管理层运用重大里程碑(检查点)来批准一个项目过程或里程碑的结束,并做出是否继续进行项目下一过程的决策。

  7、项目产品说明

  项目产品说明就是对项目所要提供给客户的产出结果的说明。

  项目启动前必须制定一个详细的产出结果说明。如果没有详细的产出结果说明,项目团队成员就不能确切了解所做的工作是什么,所有其他重要的指标可能都是徒劳。

  项目章程是一个随时间而发生变化的文件,如果发生的项目变更非常大而使原来的项目章程的目的不再可行,那么就需要签发新的项目章程。此外,企业之外的相关方有时并不能够一下子将其责任界定清楚,这些也将随着项目的进展逐渐补充到项目章程中去。


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